Correos y credenciales

1Qué correos salen y desde dónde

Casi todo lo que recibe tu público sale de tu casilla, con el nombre que elijas. Por eso, sin casilla, tu público no recibe su credencial por mail.

Dónde se configura cada cosa

Las casillas son las mismas en las dos pantallas: lo que cargues en una aparece en la otra.

2Cargar la casilla

Conviene una cuenta de mail exclusiva del evento, y que se llame de un modo que tu público reconozca.

1. En Credencial y envío, en Casilla de salida, tocá Configurar casilla.
2. Nombre de la casilla. Es el remitente que van a ver.
3. Correo. La dirección completa. Es también el usuario de la casilla.
4. Servidor y Puerto. Te los da tu proveedor de correo. El puerto tiene que ser 465 o 587.
5. Contraseña. Si usás Gmail o Google Workspace, no es la contraseña de la cuenta.
6. Límites de envío. Cargá los de tu proveedor, no más.
7. También manda correos transaccionales. Dejalo prendido si esta casilla manda la credencial y los correos de la ronda.
8. Tocá Guardar casilla y mandá la prueba del capítulo siguiente.

Gmail y Google Workspace. Tenés que crear una contraseña de aplicación en myaccount.google.com/apppasswords, con la sesión iniciada en esa cuenta y la verificación en dos pasos activa, y pegar ahí los 16 caracteres.

Los límites de envío

Los proveedores no informan cuánto te queda: Wiselink lleva la cuenta con los valores que cargues. Si cargás más de lo que admite, el proveedor bloquea la cuenta y los envíos se cortan. Reserva para urgentes aparta una parte, para que una comunicación grande no se coma el cupo de las credenciales.

3Probar que el correo llega

Si tu público se inscribe antes del evento, sin una prueba que salga bien no se pueden abrir las inscripciones. Y aunque ya estén abiertas, la prueba es lo que te asegura que el correo llega.

1. En Credencial y envío, antes de la prueba cargá el mensaje y el diseño: sin ellos, Wiselink te los pide primero.
2. Tocá Mandame un mail de prueba, o Mandar prueba desde Preparación.
3. En Mandar la prueba a, escribí tu mail y tocá Mandar prueba. Te llega una credencial de ejemplo.
4. Andá a tu correo y confirmá si te llegó. El estado de la casilla se actualiza.

Si no te llegó, revisá esto

• Buscala en correo no deseado o spam.
• Si usás Gmail, la contraseña tiene que ser una contraseña de aplicación, no la de tu cuenta.
• El puerto tiene que ser 465 (SSL) o 587 (STARTTLS).
• El remitente tiene que ser la misma dirección que el usuario de la casilla.

Si probás muchas veces seguidas, Wiselink te pide que esperes unos minutos. Si ninguna casilla tiene cupo, la prueba queda encolada y sale sola más tarde.

4Armar la credencial

Se arma una sola vez por edición. Cada persona recibe la suya, con su nombre y su QR.

El diseño

1. En Diseño, tocá Personalizar.
2. Formato. Ticket electrónico, para usar desde el celular, o Credencial imprimible, para imprimir y doblar en casa.
3. Datos de la persona. Elegí qué se imprime debajo del nombre.
4. Diseño. Usar una plantilla toma el logo, la fecha y el lugar de tu evento. Subir mis imágenes usa lo que hizo tu diseñador.
5. Tocá Guardar. Con Previsualizar la ves como la va a ver tu público.

Los mensajes

Son el correo que acompaña a la credencial, según el estado de la inscripción. Sólo el de aprobada es obligatorio.

6. Tocá Configurar mensaje, escribí el Asunto y el Mensaje, y tocá Guardar.

Antes del evento, la modalidad

En la misma pantalla elegís entre Acreditación presencial en mesa de entrada y Acreditación digital anticipada. El manual El día del evento, en la puerta explica la diferencia.

5Enviar la credencial y seguir los envíos

La credencial sale sola: no hay un botón de «enviar a todos». Sale cuando la inscripción queda aprobada y, si la entrada es paga, cuando el pago se acredita.

Mirar cómo le fue a cada persona

Con la casilla cargada, en Credencial y envío › Envío y seguimiento vas a ver Envíos: una lista con cada persona, su correo, desde qué casilla salió, su estado, el motivo si falló, la fecha y la cantidad de envíos. Podés filtrar por Enviadas, No llegó, Sin correo y Sin envío registrado.

Reenviar

• A una persona, desde Envíos: tocá Reenviar en su fila.
• A todas las que no la recibieron: tocá Reenviar a las N que no la recibieron. Sale de a una y la lista se actualiza sola.
• Desde la mesa: en Control de acreditaciones, el menú ⋮ de la fila tiene Reenviar credencial digital y Descargar credencial digital.

6Invitar y avisar

Es importante distinguir dos cosas: invitar a quien todavía no se inscribió, y avisarle algo a quien ya está inscripto.

Invitar a quien todavía no se inscribió

Avisarle algo a quien ya está inscripto

1. Sumá el módulo Notificaciones masivas y entrá. En Correos, tocá Crear nueva comunicación.
2. Escribí el Asunto y el Cuerpo. A la derecha ves cómo va a quedar.
3. Elegí la Casilla desde la que se envía.
4. Tocá Elegir destinatarios y filtrá por tipo de acreditación, canal, estado del pago o fecha. Si elegís por filtro, también alcanza a quienes se inscriban más adelante.
5. Elegí ¿Cuándo se dispara? y tocá Guardar comunicación. Podés pausarla o usar Enviar ahora.

Avisos al celular

En Notificaciones push, con Crear nuevo aviso, mandás una notificación al teléfono: un cambio de sala, una encuesta abierta, el sorteo por empezar.

7Si un correo falla

Wiselink te avisa en Preparación, y en la lista de Envíos te dice el motivo de cada caso.

Lista para no olvidarte de nada